Mise en œuvre de QRmaint chez Partner, un franchisé Lewiatan

Gestion simplifiée des pannes dans les chaînes d’épicerie avec l’application QRmaint

La mise en œuvre du système QRmaint chez Partner, franchisé de la chaîne Lewiatan, a rationalisé le processus de signalement et de réparation des pannes informatiques et techniques, ainsi que la gestion des déchets, essentielle dans l’industrie alimentaire, dans 27 magasins.

Partner a lancé le système de GMAO QRmaint en octobre 2018 afin de simplifier le reporting et la réponse aux problèmes, principalement techniques et informatiques au sens large, et d’améliorer l’organisation de la gestion des déchets. L’entreprise bénéficie ainsi d’un processus parfaitement organisé pour gérer les situations d’urgence. L’organisation de ce processus consiste principalement à transmettre les signalements aux employés concernés, à recevoir un retour d’information après la résolution du problème et à obtenir un aperçu de l’état d’avancement des signalements par les décideurs. Avec 700 employés et 27 magasins répartis dans différentes régions de Pologne, cette systématisation des problèmes liés aux pannes a entraîné d’importants changements.

– Le système QRmaint a remplacé des centaines d’e-mails qui, quel que soit leur objet, étaient envoyés à tous les contacts de la liste, au lieu d’être adressés uniquement aux bonnes personnes. Auparavant, lorsqu’une panne était déjà corrigée, personne ne le savait réellement, car aucun retour d’information n’était envoyé. Aujourd’hui, nous disposons d’un aperçu de l’état actuel de chaque panne et, de plus, nous pouvons analyser les activités des employés chargés du traitement des notifications, la productivité des différents services et leur réactivité , explique Mariusz Staniszewski, responsable informatique chez Partner. « Nous sommes très satisfaits de l’application et de la collaboration avec l’entreprise qui l’a créée et qui la gère . »

C’est aussi simple que ça

Dans le système de travail actuel des magasins Lewiatan, créé grâce à l’application, fonctionnent en équipes composées de personnes directement impliquées dans la résolution d’un problème donné. Ces personnes reçoivent également des informations par e-mail – selon leurs besoins, via l’application sur leur téléphone ou leur ordinateur –, mais seules les personnes d’équipes spécifiques les reçoivent.

– Ils se connectent et peuvent agir, c’est aussi simple que ça – dit Staniszewski.

Les pannes signalées sont classées en deux catégories principales – techniques et informatiques – et sont traitées par les services compétents. Le service technique répare toutes les pannes pouvant survenir dans les bâtiments : portes, fenêtres, sols, murs, installations électriques, appareils électroniques (ex. : hachoirs à viande, trancheuses) et installations d’eau et d’assainissement (ex. : robinets, canalisations). Le service informatique, quant à lui, gère, entre autres, les pannes du système d’exploitation, des logiciels, des ordinateurs et des terminaux de paiement.

Une section distincte est consacrée à la gestion des déchets, appelée BDO (base de données des déchets, tenue à jour par les entreprises qui commercialisent des produits emballés et génèrent des déchets). Grâce au système QRmaint, la gestion des déchets est simplifiée. Les notifications des magasins sont reçues dans l’application, et la personne responsable de leur traitement assure un contact rapide avec les entreprises chargées de l’élimination des déchets (alimentaires, équipements usagés ou papiers usagés).

– La gestion des déchets dans l’industrie alimentaire est cruciale, car il faut garder un œil sur les dates de péremption des produits et les éliminer en temps voulu – explique Staniszewski. – Grâce à l’application, nous n’avons pas le moindre problème avec cela .

Une journée d’apprentissage, six mois d’utilisation efficace

Contrairement aux apparences, dans une entreprise de cette taille, comptant 700 employés, seules quelques personnes sont impliquées dans la gestion de l’application. Dans chaque magasin, trois membres de la direction sont présents, le président du conseil d’administration et l’administrateur des données ayant également accès à l’application. Sur l’ensemble du réseau, sept personnes travaillent au service technique et, en tant que réparateurs, ont également accès à l’application.

En raison du petit nombre de personnes et de la nature intuitive de l’application, sa mise en œuvre, y compris la configuration, n’a pris qu’un jour ouvrable.

– Le support technique est parfait. Dès la phase de mise en œuvre, nous avons demandé des corrections à l’application pour l’adapter à notre activité, et elles ont été rapidement mises en œuvre – ajoute Staniszewski. – Plus de six mois après la mise en œuvre, chacune de nos demandes a été traitée dans les 24 heures et nous avons toujours bénéficié d’une assistance personnalisée .

La capacité d’adaptation aux spécificités de l’activité de l’entreprise permet d’exploiter pleinement le potentiel de l’application. Les modifications concernent principalement les paramètres et les préférences individuelles des différents services.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint : Notre collaboration avec Partner nous a permis de constater l’efficacité de notre système dans les grandes chaînes de magasins franchisés. L’atout majeur s’est avéré la simplicité avec laquelle les responsables de magasin peuvent signaler les pannes ou les demandes de consommables courants, contribuant ainsi directement à la maintenance technique des magasins.