QRmaint aide à gérer les biens immobiliers

La société FriendHouse Apartments, basée à Cracovie, a récemment mis en œuvre et fait déjà l’éloge de l’application QRmaint. « Nous économisons du temps et de l’argent car la gestion des réparations et des rénovations mineures est désormais beaucoup plus efficace et rapide », déclare Paweł Migacz, directeur général de l’entreprise.

Location d’appartement à court terme – un défi de gestion

Basée à Cracovie, la société FriendHouse Apartments existe depuis cinq ans et est aujourd’hui l’une des plus grandes entreprises de location d’appartements de courte durée en Pologne. Après avoir initialement loué une douzaine d’appartements, elle en compte aujourd’hui plus de 100 et vise à doubler ce nombre d’ici fin 2020. Avec un parc d’appartements aussi important, dispersé dans toute la ville, la rénovation et la réparation rapide des défauts liés à leur utilisation constituent un défi majeur. Il en va du confort des utilisateurs et de l’image professionnelle du propriétaire.

« Avec une centaine d’appartements, occupés presque quotidiennement par une autre personne, des dizaines de pannes sont fréquentes. Nous ne pouvons pas nous permettre que nos hôtes attendent qu’un robinet ou un interrupteur de salle de bain soit réparé ; c’est pourquoi l’organisation du travail de nos agents d’entretien est essentielle », explique Paweł Migacz, directeur général de FriendHouse Apartments.

C’est pourquoi l’entreprise a récemment décidé de mettre en place une application professionnelle qui a un impact décisif sur le gain de temps de tous les employés et la gestion de leur travail afin d’assurer la préparation des locaux à louer le plus efficacement possible. 

« La mise en œuvre de l’application QRmaint s’est avérée être une solution au principal défi, à savoir la réparation des dommages. La prochaine étape consistera à l’utiliser pour soutenir le travail des gestionnaires, notamment en ce qui concerne le nettoyage des appartements. Nous la testons également pour la communication avec les clients. Dans l’un des immeubles où nous louons des appartements, les clients peuvent signaler des défauts ou toute préoccupation grâce à des codes QR », explique Paweł Migacz.

Les restaurateurs peuvent « reprendre leur souffle »

Grâce à la mise en œuvre de QRmaint, les agents de maintenance de l’entreprise savent dès le lundi matin ce qu’ils doivent faire dans les jours à venir, et les urgences apparaissent sur leurs comptes individuels dans l’application, qu’ils gèrent depuis leur smartphone. Chaque tâche est associée à un statut (en cours ou terminée), ce qui permet à l’administration de l’entreprise de savoir à quel stade se trouve la réparation du défaut, si les travaux sont en cours et quelle sera leur date approximative de fin. Si la réparation n’est pas terminée, la raison est connue, car l’agent de maintenance saisit ces informations dans le système (par exemple, si le mur a été plâtré et doit encore sécher avant de peindre).

Grâce à QRmaint, signaler un défaut est si simple que n’importe quel employé, par exemple les agents de nettoyage, est généralement le premier à le faire. Chaque appartement peut être décrit en détail dans l’application. Meubles, appareils de cuisine, éclairage – tout ce qui peut tomber en panne (bouilloire, lampe, chaise) – reçoit son propre code QR unique . Si quelqu’un constate un dommage, il lui suffit de scanner le code avec son téléphone et le défaut est signalé pour réparation. L’installateur peut planifier son arrivée sur place et effectuer les réparations. De plus, grâce au système, chaque employé, installateur ou femme de ménage, voit les travaux à effectuer dans un appartement donné. Ces travaux sont signalés et décrits dans l’application. Ainsi, chaque appartement est pris en charge individuellement.

Les locataires d’appartements ne se comportent pas toujours conformément aux règles de bienséance. Il arrive qu’ils causent intentionnellement des dommages, parfois si importants qu’ils dépassent largement le montant du loyer. Dans ce cas, l’employé signalant le défaut peut également prendre une photo des dommages et l’envoyer. 

« Nous avons trouvé des pieds de table cassés, des portes de placard dégondées et même des équipements complètement détruits dans des appartements où quelqu’un a passé la nuit. Avec QRmaint, ces situations sont également moins problématiques », explique Maciej Kaszuba, responsable technique chez FriendHouse Apartments. « Les photos montrent immédiatement l’état réel des lieux, vous savez ce qui doit être réparé et quels outils utiliser. Vous pouvez également commencer immédiatement à rechercher d’anciens locataires afin de les tenir responsables des pertes. »

Le temps est essentiel

Grâce à l’application, tout le monde gagne du temps : il n’est plus nécessaire d’appeler et de signaler les pannes à la réception , et le service technique peut coordonner lui-même son travail. De plus, le signalement autonome des pannes par le service de nettoyage allège considérablement la réception.

– Auparavant, nous recevions des dizaines d’e-mails de locataires en une dizaine de minutes, et nous devions y répondre, puis organiser la venue d’un technicien et souvent le matériel nécessaire à son intervention. Les installateurs perdaient du temps à se déplacer, car il était difficile de coordonner les réparations dans différents quartiers de la ville. La communication se faisait par téléphone, il y avait toujours un point à régler, les femmes de ménage étaient parfois incapables de décrire correctement les pannes, et il arrivait que les installateurs partent réparer sans le matériel nécessaire. Tout prenait deux fois plus de temps – explique Paweł Migacz. – Aujourd’hui, c’est du passé. Notre confort de travail s’est considérablement amélioré. 

L’application est accessible à tous les membres de l’équipe – environ 30 personnes au total – du service technique, du service de nettoyage, de la réception et au directeur de l’entreprise, qui peuvent également y ajouter leurs commentaires. Une connexion facile, une interface intuitive et la simplicité de signalement des pannes sont essentielles lorsque de nombreux employés de l’entreprise ont plus de 50 ans ou ne maîtrisent pas bien le polonais. Même les femmes de nationalité russe ou ukrainienne peuvent utiliser l’application pour signaler une panne. Il leur suffit de scanner le code et de prendre une photo.

– La durée de la formation, qui est d’environ une demi-heure, est la meilleure preuve de l’intuitivité de ce système. M. Mieczysław, notre technicien de maintenance de 71 ans, a maîtrisé l’application QRmaint en deux jours ! – ajoute Maciej Kaszuba.

Il n’y a pas de retour en arrière possible

Le directeur général de FriendHouse Apartments ajoute qu’il ne souhaiterait pas revenir au système qu’il utilisait auparavant.

– Nous utilisions des tableaux dans des feuilles de calcul Google, ce qui, avec une douzaine d’utilisateurs n’ayant pas de contact quotidien avec un ordinateur, entraînait de nombreuses erreurs de saisie. Chaque jour, nous devions également mettre à jour les données et définir un planning, ce qui créait beaucoup plus de feuilles de calcul inutiles. Pire encore, le chargement du fichier était extrêmement long. Nous perdions du temps et de l’argent , explique Paweł Migacz.

Aujourd’hui, la réalité au sein de l’entreprise est radicalement différente. La simplicité de l’application rassure l’équipe de direction : chaque employé sait comment gérer la situation et comment s’y prendre . Deux clics suffisent pour enregistrer le planning. Grâce aux plannings, le personnel de réception n’a plus besoin d’appeler les femmes de ménage pour savoir si une chambre est prête à accueillir les nouveaux clients. Un simple coup d’œil à l’application suffit désormais.

Défis pour l’équipe QRmaint

C’est précisément la collaboration avec le client, qui a des besoins spécifiques, qui nous permet d’adapter l’application à ses besoins individuels, et c’est tout à fait possible. En collaboration avec Friendhouse Apartments, le défi consistait à déterminer si le système fonctionnerait avec les modifications et mises à jour quotidiennes liées aux locations de courte durée. Il s’est avéré que cela fonctionnait très bien et nous savons maintenant que le système fonctionnera également dans le secteur de l’hôtellerie et de la location immobilière , résume Daniel Kiełbowicz, responsable grands comptes chez QRmaint.

Nous travaillons constamment au développement de l’application QRmaint afin de répondre aux besoins de nos clients. Si vous avez une idée d’utilisation de notre système de GMAO et que vous ne trouvez pas cette fonctionnalité, écrivez-nous à kontakt@qrmaint.com.