Entretien avec Sohbi Craft Poland

10 questions à Arkadiusz Tetloch et Bartosz Jankowski – Responsables de la section Maintenance et Innovation chez Sohbi Craft Poland Sp. z o. o.

À quoi sert le système QRmaint ?

AT : QRmaint Nous utilisons le système de GMAO principalement pour gérer de nombreuses tâches, des centaines par mois. Afin de gérer efficacement les tâches liées aux inspections ou aux nouvelles opérations, nous avions besoin d’un logiciel capable de nous surveiller et de collecter des données sur les travaux effectués.

Quel est le plus grand avantage de la mise en œuvre de QRmaint ?

AT : Le plus important est que mes employés sachent combien de tâches il y a à effectuer et quelles sont les priorités. Les techniciens ont accès aux tâches en temps réel. Nous avons pratiquement éliminé les situations qui se produisaient auparavant : certaines tâches étaient ignorées ou oubliées par l’ensemble du service que je dirige.

Quelle fonction du système utilisez-vous le plus souvent ?

AT : Nous utilisons le plus souvent le stock de pièces détachées pour les machines. Nous calculons l’utilisation des pièces par tâche, et le système surveille les niveaux de stock minimum afin d’éviter une panne et une rupture de stock pour une machine donnée. Nous enregistrons également les matériaux en stock, ce qui nous permet d’améliorer les machines ou de construire des postes de travail. Dans ce cas, nous ne pouvons pas non plus accepter une situation où, ayant une idée d’amélioration, nous ne disposons pas du matériel nécessaire et devons attendre plusieurs jours avant d’être livrés.

Une autre fonctionnalité est la gestion des tâches cycliques : plus besoin de se rappeler qu’une inspection d’appareil ou une autre tâche doit être effectuée tous les deux jours, une fois par semaine ou une fois par mois. Grâce aux tâches cycliques, nous créons également un calendrier de réunions d’équipe régulières grâce au calendrier intégré.

BJ : Pour moi, le plus important est le calendrier d’inspection : le système lui-même génère des tâches à des intervalles de temps spécifiques.

AT : Le patron n’a pas besoin d’être au travail et le travail sera fait !

Qu’est-ce qui est innovant dans le système QRmaint ?

AT : L’application offre de nombreuses fonctionnalités : nous pouvons suivre l’avancement des tâches grâce aux statuts, ajouter les éléments utilisés lors de la mise en œuvre et le système mettra à jour le stock, et trouver des informations sur les temps d’arrêt des machines. Tout cela dans une seule application !

Une autre innovation réside dans la possibilité d’utiliser l’application aussi bien sur ordinateur de bureau que sur tablette ou smartphone. Nous avons accès au système partout où une connexion internet est disponible.

Pourquoi avez-vous choisi le système QRmaint et pas une autre solution ?

AT : J’ai testé d’autres solutions, mais la plupart répondaient à un objectif précis : certaines permettaient uniquement le suivi de tâches ou de projets, tandis que d’autres se limitaient à la gestion d’entrepôt. J’ai d’ailleurs eu du mal à trouver un programme permettant de gérer un parc de machines.

BJ : J’ai examiné d’autres systèmes de GMAO, mais la plupart des logiciels disponibles sur le marché nécessitent l’achat d’un très gros module qui prend en charge la production et de nombreux autres départements et, en même temps, fournit un support de maintenance.

Combien de temps a-t-il fallu pour mettre en œuvre QRmaint ?

BJ : En fait, je n’ai pas encore fini.

Combien de temps a-t-il fallu pour mettre en service le système à partir du moment où vous avez commencé à saisir des données jusqu’au moment où vous avez commencé à travailler dans le système ?

BJ : Nous avons commencé à travailler environ une semaine après le début de la mise en œuvre. Nous avons d’abord dû ajouter des immobilisations afin de pouvoir les affecter à la tâche d’exécution. Nous travaillons actuellement à la finalisation des données relatives à l’entrepôt de pièces détachées. Le plus grand défi consiste à collecter les données sur les immobilisations, c’est-à-dire à fournir les données d’entrée.

AT : Le programme lui-même est tellement intuitif qu’il suffit de montrer une fois à l’employé comment signaler les défauts et il n’y rencontre aucun problème. Bien sûr, plus les exigences envers le technicien sont nombreuses, par exemple pour l’ajout d’un actif fixe ou d’une pièce de rechange, plus la formation est longue, mais elle reste très rapide.

BJ : Signaler les pannes est très simple : les opérateurs peuvent facilement cliquer dessus dans le système, et les techniciens qui effectuent les tâches sont également très efficaces et savent sur quoi cliquer. L’application est très intuitive !

Comment avez-vous convaincu les employés de travailler dans le système ?

BJ : Au début, nous avons eu des difficultés à convaincre les personnes qui faisaient le rapport, mais les personnes qui effectuaient les tâches n’ont eu aucun problème à utiliser le système.

AT : Les employés ont constaté que pour un traitement rapide d’une demande, il est bien plus judicieux de la signaler via une application plutôt que par courriel. Pour lire le courriel, le destinataire doit être présent devant l’ordinateur ; s’il ne l’est pas, la demande ne sera pas transmise pour traitement. Dans le cas de l’application, je reçois une notification indiquant une nouvelle demande et je peux désigner une personne pour l’effectuer à tout moment, par exemple en réunion. Le technicien recevra une notification et pourra immédiatement intervenir sur le problème signalé.

Quelles autres solutions avez-vous utilisées auparavant ?

BJ : Auparavant, nous nous appuyions sur les e-mails et les appels téléphoniques, nous ne conservions pas de trace des tâches.

AT : Je n’aime pas écrire dans des cahiers ou sur des post-its, alors j’écrivais mes tâches dans Excel. J’étais obligé de le faire, car il y en avait tellement qu’il m’était impossible de toutes les mémoriser. Cependant, le problème était que les tâches écrites n’étaient disponibles que sur mon ordinateur. Il fallait donc que j’envoie un fichier à l’équipe ou que j’imprime une feuille et que je la place au tableau. Les employés ne savaient pas quoi faire avant de recevoir le fichier de ma part.

BJ : Aujourd’hui, par exemple, mon patron m’a demandé un rapport indiquant le nombre de tâches assignées et clôturées. J’ai rapidement généré un rapport dans le système avec ces données. Auparavant, nous comptions les tâches dans Excel, ce qui prenait beaucoup plus de temps.

Comment évaluez-vous la coopération et le support de QRmaint ?

AT : Contacter le service informatique de QRmaint est très simple. Les besoins que nous signalons sont satisfaits à différents moments, mais je suis conscient que le développement de ce logiciel prend du temps. Cependant, le délai proposé par QRmaint est très raisonnable et nous pouvons attendre un peu avant de trouver une solution. Depuis la mise en œuvre, aucune panne d’application n’a été constatée ; je ne sais donc pas à quoi ressemblerait le service dans une telle situation.