Mise en œuvre de QRmaint à l’université d’éducation physique de Varsovie

QRmaint – fonctionne également à grande échelle

L’Université d’éducation physique de Varsovie a mis en œuvre l’application QRmaint, qui facilite grandement la gestion des employés et des 30 propriétés universitaires.

L’Université d’éducation physique de Varsovie a mis en œuvre l’application QRmaint en avril 2019. Après un an d’utilisation, les autorités universitaires ont un avis clair à son sujet : elle fonctionne, et elle fonctionne très bien !

« Le système fonctionne parfaitement. Malheureusement, nous n’utilisons pas toutes ses fonctionnalités ; nous l’utilisons principalement pour signaler les dysfonctionnements », explique Maciej Hartfil, chancelier de l’AWF à Varsovie. « Le temps de réaction de nos équipes a été considérablement réduit », souligne Hartfil.

« Désormais, le temps de réparation des pannes mineures est d’une heure ou deux, et elles sont également enregistrées comme terminées dans le système. Les réparations moins urgentes sont effectuées ultérieurement. Chaque tâche est associée à un statut, ce qui nous permet de savoir à quel stade elle se trouve. Des informations complémentaires, comme le manque de matériel ou la maladie d’un employé, fournissent un retour d’information indispensable en cas de retard de réparation », explique Waldemar Kramek, coordinateur du service technique d’AWF. « Le flux d’informations sécurise les rapports et les réparations, et les employés, qu’ils soient rapporteurs ou techniciens, savent à quel stade se trouve un rapport donné. »

Les signalements de pannes sont principalement effectués par les responsables et administrateurs des bâtiments et les responsables des différents services de l’université : informatique, administration, investissements, rénovation, mais aussi secrétariat et sécurité. Au total, 374 personnes ont accès à l’application QR. Cependant, toute personne de l’université, même sans accès à l’application, peut signaler une panne via le formulaire disponible via un lien dédié.

Début de la mise en œuvre

« Les débuts ont été difficiles. Les gens ont rencontré des difficultés lors de la transition vers le nouveau système, car on n’appelait plus personne, on se contentait de saisir des informations ; il leur arrivait de perdre leurs mots de passe », explique Hartfil. « La plupart de nos techniciens sont déjà assez âgés et les problèmes techniques leur ont posé problème, mais avec le temps, ils ont appris à connaître le système, en ont été convaincus et l’utilisent. C’est un bien meilleur modèle de communication que le téléphone, l’écriture sur des cartes ou la mémorisation . »

Le chancelier de l’Académie d’éducation physique souligne que les codes QR sont une option intéressante dans le système. « Si nous en utilisions dans toute l’université, il serait encore plus facile de signaler une erreur, il suffirait alors de scanner le code sur place et d’envoyer un rapport », ajoute Hartfil.

Le système QRmaint est constamment modernisé, avec l’apparition de nouveaux types de rapports et de nouvelles méthodes de filtrage. Nombre d’entre eux sont créés en continu, pour répondre aux besoins de chaque utilisateur.

Daniel Kiełbowicz de QRmaint souligne que l’AWF de Varsovie est le premier client issu du secteur public et le premier à disposer d’un parc immobilier aussi important (30 bâtiments sur 60 hectares). Le système de GMAO de QRmaint a toujours été performant, malgré un nombre aussi important d’utilisateurs.

– Les grandes organisations comme les universités ne disposent malheureusement pas de systèmes propres pour améliorer la communication. L’exemple d’AWF montre à quel point l’application QRmaint comble cette lacune , explique Daniel Kiełbowicz.