Mise en œuvre chez Komfort Serwis, société de services immobiliersMise

D’un calendrier papier à QRmaint – ou comment cela se passe dans une entreprise de maintenance immobilière

« Il y a huit ans, en 2011, peu de gens envisageaient d’utiliser des outils modernes pour planifier les travaux de maintenance technique des bâtiments. Un crayon et une feuille de papier étaient les maîtres mots »,  commence M. Jacek  . « Au début, nous utilisions un calendrier papier sur lequel nous notions notre emploi du temps quotidien. Lorsque nous devions prendre rendez-vous pour un client, j’appelais Tomek (Tomasz Nyc, propriétaire de l’entreprise) pendant que j’étais chez lui pour remplacer un robinet ou effectuer d’autres travaux. Il consultait le calendrier papier et nous essayions de trouver une date libre pour effectuer les travaux. Ce n’était pas une mince affaire ! »  , se souvient Jacek Turkowski à propos de ses premiers pas chez Komfort Serwis. Les problèmes survenus à cette époque  retardaient l’exécution des commandes . La circulation des informations se faisait principalement par téléphone portable, entre le client, l’entreprise de maintenance et les techniciens chargés de l’exécution des commandes. De nombreuses erreurs, voire des échecs, ont été constatés dans l’exécution de certaines commandes, car  « quelqu’un a oublié ou omis de fournir des informations clés ». Nous savons par expérience qu’une telle organisation fonctionne bien à petite échelle, et qu’à mesure que l’entreprise se développe, il devient de plus en plus difficile de maintenir la qualité des services et le professionnalisme. Et pourtant, une entreprise ambitieuse grandit chaque année et acquiert de nouveaux clients ! Alors, comment garantir une plus grande sérénité et maintenir la qualité ?

Comment remplacer la documentation papier par un système informatique ?

Jacek et le propriétaire de Komfort Serwis, Tomasz Nyc, recherchaient des solutions qui leur permettraient de suivre leur expansion rapide sur le marché des services immobiliers techniques de Varsovie.

Tomek et moi avons mis en place un agenda Google et une feuille Excel. Nous avons saisi toutes les tâches cycliques dans Excel et avons conservé un historique des tâches imprévues et des réunions possibles pendant le travail dans l’agenda Google. 

Cette solution a considérablement  amélioré la communication  et a permis  de trouver plus rapidement et plus facilement des dates  pour des travaux jusque-là non planifiés. Le client n’avait plus besoin d’appeler le siège social pour déterminer la date d’exécution d’un travail. Cependant, la mise en œuvre de cette solution n’a été bénéfique que dans un seul domaine : la communication entre les techniciens et le siège social. Une méthode de communication externe efficace,  avec les administrateurs immobiliers  rendant compte des travaux terminés, n’avait pas encore été développée. De plus, l’entreprise utilisait encore des documents papier.

« Nous avions des problèmes non seulement avec la planification mais aussi avec la collecte des commandes papier auprès des employés – il manquait constamment quelque chose, les employés ne complétaient pas toutes les commandes sur papier »,  poursuit Jacek Turkowski.

Test de Nozby et Trello dans la gestion technique de l’immobilier

La recherche s’est poursuivie : il a été décidé d’utiliser le système Trello pour les administrateurs et le système Nozby pour les techniciens. Cependant, un problème d’intégration est survenu : les administrateurs ont signalé des erreurs dans Trello et M. Jacek a copié ces commandes dans Nozby.

L’administrateur signalait un problème sur Trello, et je copiais la commande sur Nozby pour les techniciens. Cependant, avec Nozby, il y avait un problème : on ne pouvait attribuer que des tâches, mais je n’avais aucune information sur leur achèvement. Par exemple, j’écrivais dans Nozby : « Inspecter les portes aujourd’hui » et le technicien ne pouvait qu’ajouter un commentaire à la tâche. Je devais demander aux techniciens s’ils avaient terminé une tâche donnée et je devais clôturer la commande. Après avoir clôturé la tâche dans Nozby, je complétais le ticket dans Terllo pour que l’administrateur puisse le consulter.

Les tests ont duré plusieurs semaines, mais n’ont pas donné les résultats escomptés. Les recherches ont continué…

QRmaint est-il adapté à la gestion technique de l’immobilier ?

En mai 2018, M. Jacek a commencé à tester notre application QRmait pour vérifier si le système QRmaint fonctionnerait dans  la gestion technique de l’immobilier .

Au départ, il a toutefois rejeté l’idée d’implémenter le système chez Komfort Serwis, privilégiant les solutions gratuites. Cependant, il est rapidement revenu au système, qui répondait largement à ses attentes à un prix raisonnable  (consultez notre liste de prix),  et a opté pour une implémentation payante pour certains techniciens.

L’implication de M. Jacek dans le développement du système a été essentielle pour nous. Ensemble, nous avons défini les besoins fonctionnels afin d’adapter le système aux exigences de  gestion de la maintenance technique du bien.  Nous avons notamment mis en place  des plannings clairs de travaux cycliques répartis entre les techniciens,  ou un  mode utilisateur libre et spécifique (administrateur de site) , permettant de signaler les pannes et de visualiser leur exécution par les administrateurs du bien.

Il est temps d’implémenter QRmaint !

La mise en œuvre elle-même s’est déroulée sans problème, même si, comme le rappelle M. Jacek, il avait beaucoup de travail :

Ajouter un bien immobilier à QRmaint et le faire correctement demande beaucoup de travail. Il faut inspecter l’ensemble du bâtiment, déterminer ses équipements et planifier l’étendue des travaux. Au début, nous notions chaque lampe de chaque escalier, mais cela prenait trop de temps. (…) Actuellement, nous utilisons des termes généraux, comme « lampes et capteurs – escaliers », « lampes et capteurs – garage » ou « éclairage extérieur ». Désormais, lors de l’inspection de ces équipements, je marque simplement ces immobilisations et le technicien sait quoi faire. » 

La mise en œuvre se poursuit encore aujourd’hui, car Komfort Serwis conquiert de nouveaux clients ! Aujourd’hui, elle est bien plus efficace que la première fois.  L’intégration d’un nouveau bâtiment au système,  ainsi que l’inventaire des équipements et  la planification des travaux cycliques  sur le bien,  prennent jusqu’à deux semaines. Cependant, après une période de travail intensif, toutes  les commandes, l’historique des interventions et le règlement des coûts de maintenance technique  sont traités dans le système QRmaint, accessible partout où Internet est disponible.

Quels bénéfices ont été obtenus grâce à la mise en œuvre de QRmaint dans Komfort Serwis ?

L’un des principaux objectifs de la mise en œuvre était  la suppression des commandes et rapports papier . Dans QRmaint, tous  les ordres de travail  (planifiés ou signalés par les administrateurs) figurent sur la liste des tâches assignées à un site donné. Dans Komfort Serwis, les techniciens qui exécutent les commandes remplissent des  listes de contrôle  ou ajoutent  les coûts liés à la mise en œuvre des rapports . Grâce à cela, les administrateurs ont  accès en ligne  à chaque  commande et peuvent suivre les travaux effectués sur le site  24h/24  .

Un autre point crucial était de mieux contrôler le déroulement des travaux et les techniciens qui les exécutent.  « Lorsque j’attribue une tâche à un technicien, je peux vérifier si elle est terminée et quand. Si une tâche n’est pas terminée à la date prévue, je la vois immédiatement dans le système comme une tâche en retard »,  explique M. Jacek.

Les problèmes de communication ont également disparu,   tant entre le siège de l’entreprise et les techniciens, qu’entre le siège et les clients, c’est-à-dire l’administration ou les résidents eux-mêmes. Dans le premier cas,  « grâce à l’application, un technicien sur le terrain  sait immédiatement qu’il a une nouvelle mission . Je reçois également les informations des techniciens plus rapidement : par exemple, un technicien signale une fuite dans un local. Il effectue une inspection et, grâce  au système de commentaires sur la mission,  il décrit la situation  et les coûts potentiels de réparation  . Grâce à cela, je peux immédiatement transmettre l’information au gestionnaire. »  De plus, les gestionnaires et les résidents peuvent  signaler tout défaut dans la propriété via le système QRmaint  . Les informations sont immédiatement transmises à M. Jacek, qui peut rapidement affecter un technicien en fonction de son  planning de travail actuel  , disponible dans QRmaint. ( Découvrez comment créer votre propre formulaire de signalement pour votre site web .)

Le processus de résolution des défauts  et  de signalement à l’administration a été considérablement raccourci  . Auparavant, l’administrateur recevait un rapport mensuel sur les travaux effectués ; désormais, il le reçoit immédiatement après la réalisation de la mission par le technicien. Grâce à cela, l’administrateur peut contrôler en permanence les coûts générés par la copropriété, pratiquement en ligne.

L’implication des employés dans le remplissage fiable des rapports de travail a augmenté –   cela peut être réalisé très rapidement et facilement à l’aide de l’application téléphonique .

Est-il plus facile d’acquérir des clients avec Qrmaint ?

L’abandon de la méthode traditionnelle de transmission d’informations sur les pannes ou les travaux prévus au profit d’un système moderne disponible partout où Internet est disponible augmente considérablement la compétitivité de l’offre de maintenance technique des biens immobiliers.

De nombreux administrateurs ignoraient même qu’il était possible de simplifier la communication et la circulation des informations sur le travail des techniciens.  « Aujourd’hui, Tomek et moi étions en réunion avec un nouveau client (…). Lors de la réunion, j’ai présenté très brièvement les possibilités de coopération grâce à QRmaint, et l’administrateur immobilier a été surpris et ravi. »   La visite s’est bien sûr conclue par la signature d’un contrat, même si l’offre n’était pas la moins chère de la concurrence.

Komfort Serwis, en améliorant sa supervision sur un groupe de plus en plus grand de techniciens et de clients, a créé un avantage concurrentiel spécifique en ajoutant à son offre une valeur ajoutée très élevée, qui est la simplification de la communication entre le client et la personne exécutant les commandes.

Comment se développe QRmaint ?

« Depuis l’implémentation de QRmaint dans notre entreprise, le programme évolue : les fonctions sont adaptées aux spécificités du secteur, par exemple le planning, qui n’était pas présent lors de l’implémentation, ressemble désormais à un calendrier Google ! »  – nous félicite M. Jacek.

Nous sommes très heureux de pouvoir résoudre les problèmes d’entreprises telles que Komfort Serwis en adaptant notre système aux problèmes spécifiques du  secteur des services techniques immobiliers .

Après avoir analysé l’utilisation de QRmaint par une entreprise du  secteur de la maintenance technique immobilière  , nous réfléchissons constamment à la manière de faciliter ce type d’activité et de développer ensemble des avantages concurrentiels dans ce domaine. Et jusqu’à présent, nous y parvenons !

Une recommandation positive d’un client aussi exigeant que Komfort Serwis signifie beaucoup pour nous !

Nous travaillons constamment au développement de l’application QRmaint afin de répondre aux besoins de nos clients. Si vous avez une idée d’utilisation de notre système de GMAO et que vous ne trouvez pas cette fonctionnalité, écrivez-nous à kontakt@qrmaint.com.